Lexware Office Lohn und Gehalt: Leistung und Grenzen

Ein Steuerberater empfiehlt seinem Mandanten Lexware. Der Mandant sucht danach und findet Lexware Office, Lexware lohn+gehalt, Lexware lohn+gehalt plus, Lexware lohn+gehalt pro und Lexware financial office. Fünf Namen, ein Hersteller, und die Frage, welches davon gemeint war, bleibt offen.

Diese Verwirrung ist kein Zufall, sondern die Folge zweier paralleler Produktlinien unter derselben Marke. Sie ist auch der Grund, warum "Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware Office?" die meistgestellte Frage im Umfeld dieses Produkts ist.

Dieser Artikel sortiert die Linien, beschreibt den Meldeumfang von Lexware Office Lohn und Gehalt, erklärt die Preislogik ohne Preisliste und benennt die Grenzen. Bemerkenswert daran: Die wichtigsten Grenzen benennt der Hersteller selbst, man muss sie nur finden. Alle Angaben stammen von den Herstellerseiten, abgerufen am 27. August 2026, und sind als solche gekennzeichnet. Wer breiter vergleicht, findet die Systematik im Überblick zu den fünf Auswahlkriterien für Lohnsoftware.

Zwei Produktlinien, ein Markenname

Lexware führt die Lohnabrechnung in zwei technisch völlig verschiedenen Linien.

Die Trennlinie ist wichtiger als jeder Funktionsvergleich innerhalb einer Linie. Wer "Lexware" sagt und die Cloud meint, aber ein Angebot für die installierte Software bekommt, vergleicht zwei verschiedene Produkte mit verschiedenen Grenzen.

Auf der Produktseite von Lexware lohn+gehalt pro nennt der Hersteller für die installierte Linie unter anderem ein integriertes Meldeverfahren, die Verwaltung mehrerer Firmen, eine Benutzer- und Rechteverwaltung sowie eine erweiterte Fehlzeitenverwaltung.

Was Lexware Office Lohn und Gehalt abdeckt

Beim gesetzlichen Pflichtprogramm ist die Cloud-Variante ordentlich aufgestellt. Die Funktionsübersicht von Lexware Office nennt ausdrücklich:

• Lohnsteueranmeldungen mit automatischem, fristgerechtem Versand
• SV-Meldungen: automatisches Erstellen und Versenden aller Pflichtmeldungen an die gesetzlichen Krankenkassen gemäß DEÜV
• Meldungen an Berufsgenossenschaften
• Erstattungsanträge U1 und U2, automatisch erstellt bei Arbeitsunfähigkeit sowie bei Beschäftigungsverbot und Mutterschaft
• Lohnsteuerbescheinigungen mit automatischer Verbuchung
• Elterngeld-Anträge

Ebenfalls genannt: Das Produkt ist von den gesetzlichen Krankenkassen zertifiziert. Das ist keine Marketingfloskel, sondern ein Ausschlusskriterium. Abrechnungsprogramme durchlaufen die Systemuntersuchung der ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes und erhalten danach eine Prod-MOD-ID, die ein Jahr gültig ist. Läuft sie ab, weisen die Datenannahmestellen der Sozialversicherung die Meldungen ab. Bei einer Cloud-Lösung liegt die jährliche Aktualisierung beim Anbieter, was in der Praxis ein echter Vorteil gegenüber installierten Programmen ist.

Für die Abrechnung selbst gelten dieselben Pflichtangaben wie überall: Die Entgeltabrechnung muss den Anforderungen aus § 108 GewO genügen.

Die Preislogik, ohne Preisliste

Preise ändern sich schneller, als ein Artikel altert. Die Struktur dahinter ändert sich selten, und sie ist für die Kalkulation wichtiger als der Startpreis.

Nach der Preisübersicht von Lexware Office gilt:

Erstens: Die Office-Tarife staffeln sich nach Funktionsumfang, nicht nach Mitarbeiterzahl. Es gibt vier Stufen, von der reinen Belegerfassung über Angebote und Rechnungen bis zu Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer sowie einer Stufe mit EU-Rechnungen und API.

Zweitens: Lohn und Gehalt ist ein separat hinzubuchbares Modul. Es ist mit allen Office-Versionen kombinierbar, aber in keinem Basistarif enthalten. Wer einen Office-Preis sieht und annimmt, die Lohnabrechnung sei darin, kalkuliert zu niedrig.

Drittens: Das Lohnmodul staffelt sich nach Mitarbeiterzahl, in Stufen bis 2, bis 5, bis 10, bis 20 und weiter bis 50 Mitarbeitende.

Für die Kalkulation heißt das: Die Gesamtkosten sind immer eine Summe aus mindestens zwei Positionen, und ein Betrieb, der über eine Mitarbeiterstufe wächst, springt in der Kostenkurve. Wer über die Kosten der DATEV-Alternative nachdenkt, findet die Einordnung unter was die Lohnabrechnung mit DATEV kostet.

Cloud oder installiert: die Entscheidung hinter der Produktlinie

Die Wahl zwischen den beiden Linien wird oft als Geschmacksfrage behandelt und ist in Wahrheit eine Betriebsentscheidung mit vier konkreten Folgen.

Wer hält die Systemprüfung aktuell? Bei der Cloud-Variante liegt die jährliche Aktualisierung beim Anbieter. Bei installierter Software muss jemand im Betrieb das Update einspielen, und zwar rechtzeitig. Wird das vergessen, fällt es am Meldetag auf, wenn die Datenannahmestellen die Übermittlung ablehnen. Das ist der stärkste praktische Vorteil der Cloud, und er hat nichts mit Bedienkomfort zu tun.

Wo liegen die Daten? Bei installierter Software im Betrieb, mit allem, was daran hängt: Sicherung, Wiederherstellung, Rechnerwechsel, Serverbetrieb. Dass "Rechnerwechsel" ein eigenes Suchthema im Lexware-Umfeld ist, sagt einiges über den Aufwand.

Wie viele Personen arbeiten damit? Die installierte pro-Variante bringt laut Hersteller drei Netzwerkarbeitsplätze mit und erlaubt die Verwaltung mehrerer Firmen. In der Cloud-Linie hängt der Mehrplatzbetrieb am gebuchten Office-Tarif.

Was passiert beim Wachstum? Die Cloud-Variante ist auf bis zu 50 Mitarbeitende zugeschnitten, die installierte pro-Variante auf bis zu 250. Ein Wechsel zwischen den Linien ist kein Update, sondern eine Migration mit Datenübernahme.

Für kleine Betriebe ohne IT-Betreuung spricht das meiste für die Cloud. Für Betriebe mit eigener IT, mehreren Mandanten oder höherer Mitarbeiterzahl kann die installierte Linie richtig sein. Falsch wird es nur, wenn die Entscheidung unbewusst fällt, weil im Angebot "Lexware" stand.

Die Grenzen, die der Hersteller selbst benennt

Das ist der ehrlichste Teil dieses Artikels, und er stammt nicht von uns.

Die Mitarbeiterzahl. Die Funktionsübersicht bezeichnet Lexware Office als ideal für Selbstständige und Kleinunternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden. Das ist eine klare Selbstverortung, kein Verkaufsargument gegen andere. Wer darüber liegt, ist bei der Cloud-Variante schlicht nicht die Zielgruppe.

Baulohn. Dieselbe Seite formuliert es deutlich: Bei spezielleren Anwendungsfällen wie Baulohn brauche man in der Regel eine Spezialsoftware. Ein Hersteller, der das auf seiner eigenen Funktionsseite schreibt, verdient dafür eher Respekt als Kritik.

Baulohn und öffentlicher Dienst, auch in der großen Linie. Der entscheidende Satz steht auf der Produktseite von lohn+gehalt pro, also der stärksten installierten Ausbaustufe für bis zu 250 Mitarbeitende. Zur Lohnartenverwaltung heißt es dort wörtlich: "Flexible Lohnartenverwaltung (frei definierbar, ohne Baulohn, kein öffentlicher Dienst)".

Damit ist die Sache eindeutig: Nicht nur die kleine Cloud-Variante, auch die ausgebaute Desktop-Linie deckt Baulohn und öffentlichen Dienst nicht ab. Ein Bauunternehmen mit Sozialkassenverfahren und ein Träger mit TVöD-Eingruppierung sind in der gesamten Lexware-Lohnwelt falsch, unabhängig von der Mitarbeiterzahl und unabhängig vom Preis.

Das ist keine Schwäche des Produkts, sondern eine Zuschnittsentscheidung. Es ist aber der Punkt, an dem Softwareauswahlen am häufigsten scheitern, und zwar erst nach der Einführung.

Was auf den Herstellerseiten nicht ausgewiesen ist

Ein Abschnitt, der Sorgfalt verlangt: Was auf einer Produktseite nicht steht, fehlt dem Produkt nicht automatisch. Funktionsübersichten sind Marketingdokumente und nicht vollständig. Die folgenden Punkte sind deshalb als Prüffragen formuliert, nicht als Befunde.

Auf der Funktionsseite von Lexware Office nicht ausdrücklich genannt sind ELSTER als Übermittlungsweg, der eAU-Abruf und die Sofortmeldung. Alle drei sind im Abrechnungsalltag relevant, die Sofortmeldung besonders in Gastronomie, Bau und Personenbeförderung. Ebenfalls nicht ausgewiesen ist eine DATEV-Anbindung für die Lohndaten.

Dass eine DATEV-Schnittstelle bei Lexware Office im Zusammenhang mit Buchhaltungsdaten diskutiert wird, ist bekannt. Für den Lohn ist das eine eigene Frage, und sie gehört gestellt, bevor unterschrieben wird.

Drei Fragen für das Anbietergespräch:

1. Werden eAU-Abrufe automatisch angestoßen oder manuell ausgelöst?
2. Ist die Sofortmeldung nach § 28a SGB IV im Modul enthalten?
3. In welchem Format übergeben wir die Lohndaten an unsere Kanzlei, und ist das ein DATEV-Format?

Für wen Lexware Office Lohn und Gehalt passt, und für wen nicht

Es passt, wenn der Betrieb unter 50 Mitarbeitende hat, ohne Tarifbindung abrechnet, ohnehin schon mit Lexware Office arbeitet und Wert darauf legt, dass die Systemprüfung ohne eigenes Zutun aktuell bleibt. Für diesen Zuschnitt ist die Cloud-Variante eine solide, gut dokumentierte Lösung.

Es passt nicht, wenn Baulohn oder öffentlicher Dienst im Spiel sind, wenn ein Tarifvertrag mit rückwirkenden Erhöhungen gepflegt werden muss, wenn der Betrieb absehbar über 50 Mitarbeitende wächst oder wenn niemand im Haus die fachliche Verantwortung für Fristen und Meldungen tragen kann. Der letzte Punkt ist keine Produktfrage, sondern eine Organisationsfrage, und er entscheidet häufiger als jedes Feature.

Ein dritter Fall wird oft übersehen: der Betrieb, dessen Kanzlei weiterhin abrechnen soll. Dann ist die Frage nicht, welches Lohnprogramm der Betrieb kauft, sondern wie die Daten sauber zur Kanzlei kommen. Eine eigene Lohnsoftware anzuschaffen, während die Kanzlei parallel abrechnet, führt zu doppelter Pflege und zwei Wahrheiten über denselben Monat. Klären Sie diese Rollenverteilung, bevor Sie ein Produkt vergleichen.

Wer Alternativen sucht, findet die Übersicht unter Alternativen zu Lexware Lohn und den Einzelvergleich zu einem anderen Anbieter unter Sage im Einzelvergleich.

Der Datenausstieg, und warum er ab 2027 wichtiger wird

Die Frage, die beim Kauf niemand stellt: Was nehmen Sie mit, wenn Sie das Produkt wieder verlassen?

Beim Lohn ist das ernster als bei anderer Software, weil die Historie mitzählt. Ein Wechsel mitten im Jahr verlangt die Übernahme aller Jahreswerte je Mitarbeitendem. Fehlt die Historie, ist die erste Abrechnung im neuen System falsch, und zwar an einer Stelle, die den Beschäftigten sofort auffällt.

Dazu kommt seit 2026 ein Datum. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ausnahmslos: Die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen müssen elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen, ein Nebeneinander von Papier und Datei ist nicht mehr vorgesehen. Geprüft werden dabei auch Zeiträume, die vor einem Systemwechsel liegen.

Drei Fragen, die deshalb vor der Entscheidung schriftlich beantwortet gehören:

• In welchem Format bekommen wir Lohnkonten, Abrechnungen und Meldehistorie heraus, und über welchen Zeitraum?
• Wie lange bleiben die Daten nach einer Kündigung abrufbar?
• Wer stellt die euBP-Daten für Prüfzeiträume bereit, die in diesem System entstanden sind, nachdem wir es verlassen haben?

Das ist keine Kritik an Lexware, sondern eine Prüfliste für jeden Anbieter. Sie kostet zehn Minuten im Verkaufsgespräch und spart im Prüfungsfall Tage.

Wo project b. steht

project b. ist keine Alternative zu Lexware Office im engeren Sinn, weil es kein Abrechnungsprogramm ist. Es ist ein Vorsystem: Die Daten laufen zuerst durch die Plattform und erst danach in die Abrechnung.

Praktisch heißt das: Mitarbeitende und Führungskräfte melden Abwesenheiten, Stammdatenänderungen und Belege im System. Die KI-Assistentin RITA liest wiederkehrende Dokumente automatisch aus. Die Abrechnung startet mit einem geprüften, einheitlichen Datenstand statt mit einem Posteingang. Die DATEV-Anbindung bleibt bestehen, project b. ersetzt DATEV nicht, sondern liefert zu.

Die ehrliche Abgrenzung: Ein Tarifwerk bildet project b. nicht ab, und Baulohn löst es genauso wenig wie Lexware. Wer ein Bauunternehmen abrechnet, braucht eine tariffähige Abrechnung, Punkt. Wer dagegen feststellt, dass die eigentliche Last vor der Abrechnung liegt, im Einsammeln und Prüfen der Daten, schaut an der richtigen Stelle. Wie sich das gegenüber einem HR-System verhält, steht unter Personio und project b. im Vergleich.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Lexware und Lexware Office?

Lexware Office ist die Cloud-Anwendung im Browser, bei der die Lohnabrechnung als Zusatzmodul hinzugebucht wird. Daneben gibt es die installierte Windows-Linie Lexware lohn+gehalt mit den Ausbaustufen plus, pro und premium. Beide Linien tragen dieselbe Marke, unterscheiden sich aber in Betriebsart, Zielgruppe und Grenzen.

Kann Lexware Office Baulohn abrechnen?

Nein. Der Hersteller weist auf seiner Funktionsseite darauf hin, dass bei spezielleren Anwendungsfällen wie Baulohn in der Regel eine Spezialsoftware nötig ist. Auch die installierte Ausbaustufe lohn+gehalt pro nennt die Lohnartenverwaltung ausdrücklich "ohne Baulohn, kein öffentlicher Dienst".

Für wen ist Lexware Office Lohn und Gehalt geeignet?

Laut Hersteller für Selbstständige und Kleinunternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden. Sinnvoll ist es vor allem ohne Tarifbindung und dann, wenn Lexware Office ohnehin im Einsatz ist. Bei Tarifwerken, Baulohn, öffentlichem Dienst oder absehbarem Wachstum über 50 Mitarbeitende sollten Sie andere Optionen prüfen.

Der nächste Schritt

Wenn Sie gerade zwischen Lohnprogrammen stehen, sparen zwei Prüfungen die meiste Zeit: Klären Sie zuerst, ob Ihre Tarifwelt überhaupt abgebildet wird, und danach, wie die Daten in das System kommen und wieder heraus. Was danach übrig bleibt, ist eine kurze Liste, und erst dort lohnt der Preisvergleich.

Wenn die Antwort auf die zweite Frage unbefriedigend ausfällt, sprechen wir gern darüber:

• Kostenlose Online-Sessions. Keine Verkaufsveranstaltungen, sondern Praxisfragen aus dem Lohnalltag.
• 30 Minuten Gespräch, unverbindlich. Sie schildern Ihre Konstellation, wir sagen offen, ob ein Vorsystem bei Ihnen etwas bringt.
• Demo-Zugang mit echten Daten. Ein Abrechnungsmonat reicht als Test.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden.