Lohnabrechnung online erstellen lassen: Ablauf und Anbieter

Ein Betrieb mit 25 Mitarbeitenden rechnet seit Jahren über die Kanzlei ab. Der Ablauf ist eingespielt und trotzdem zäh: Stundenzettel per Mail, Krankmeldungen per Foto, jeden Monat zwei Rückfragen, und die Abrechnung liegt am 8. vor. Der Geschäftsführer sucht nach "Lohnabrechnung online" und landet bei einem Login-Portal, einer Software-Werbung und einem Dienstleister mit Festpreis. Drei völlig verschiedene Dinge, ein Suchbegriff.

Genau da fängt dieser Artikel an. Er sortiert, was "online" bei der Lohnabrechnung tatsächlich bedeutet, trennt die beiden Wege sauber (selbst erstellen oder erstellen lassen), zeigt den Monatslauf beim Erstellen-lassen Schritt für Schritt und nennt die Prüfpunkte, an denen sich ein belastbarer Anbieter von einem Preisschild unterscheidet.

Kurz für Beschäftigte: Sie suchen Ihre eigene Abrechnung?

Wenn Sie hier gelandet sind, weil Sie Ihre eigene Lohnabrechnung suchen: Die bekommen Sie nicht bei einem Anbieter, sondern über Ihren Arbeitgeber. Üblich sind drei Wege, ein Mitarbeiterportal mit eigenem Zugang, ein Dokumentenpostfach in der HR-Software oder der Versand per Post. Welcher davon gilt, weiß Ihre Personalabteilung.

Was Sie wissen sollten: Ihr Arbeitgeber darf die Abrechnung rein digital bereitstellen, und Sie haben keinen Anspruch auf Papier. Dazu unten mehr. Haben Sie privat keinen Zugang zum Portal, muss der Betrieb Ihnen ermöglichen, die Dokumente vor Ort einzusehen und auszudrucken.

Der Rest dieses Artikels richtet sich an Arbeitgeber.

Was "Lohnabrechnung online" tatsächlich bedeutet

Der Begriff trägt drei verschiedene Bedeutungen, und die Verwechslung ist der Grund für die meisten Fehlentscheidungen.

Erstens: das Portal für Beschäftigte. Ein geschützter Bereich, in dem Mitarbeitende ihre Abrechnungen abrufen. Das ist ein Ausgabekanal, kein Abrechnungsverfahren. Die größten Suchvolumen im Umfeld gehören genau dieser Bedeutung.

Zweitens: die Software im Browser. Sie rechnen selbst ab, nur eben in der Cloud statt auf einem lokalen Rechner. Die Verantwortung für Fristen, Meldungen und Richtigkeit bleibt vollständig bei Ihnen.

Drittens: der Dienstleister mit Online-Zugang. Ein Lohnbüro, eine Kanzlei oder ein Payroll-Anbieter rechnet für Sie ab, und die Zusammenarbeit läuft über eine Plattform statt über Mailanhänge. Sie liefern Daten, jemand anderes trägt die Ausführung.

Die rechtliche Grundlage ist bei allen drei Varianten dieselbe. Nach § 108 GewO ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, mit den dort genannten Pflichtangaben.

Digital ist zulässig, und zwar auch ohne Zustimmung. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24, Neunter Senat) hat das klargestellt: Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO, indem er die Abrechnung als elektronisches Dokument in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach zum Abruf bereitstellt. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist dafür nicht erforderlich. Die eine Einschränkung: Beschäftigten ohne privaten Zugang muss der Arbeitgeber ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken.

Wer noch mit Beiträgen arbeitet, die eine Zustimmungspflicht behaupten, arbeitet mit dem Stand vor dieser Entscheidung. Wie das Verfahren praktisch aussieht, steht im Beitrag dazu, wie die digitale Lohnabrechnung in der Praxis funktioniert.

Weg 1: selbst online erstellen

Sie kaufen eine Cloud-Software, pflegen die Stammdaten, erfassen monatlich die Bewegungsdaten und lösen den Abrechnungslauf selbst aus.

Was dafür im Haus vorhanden sein muss, wird gern unterschätzt:

• Fachliches Wissen, das aktuell bleibt. Beitragssätze, Grenzwerte, Meldeverfahren und Rechtsprechung ändern sich jährlich, teilweise unterjährig.
• Vertretung. Der Abrechnungstermin verschiebt sich nicht, wenn die zuständige Person krank ist oder kündigt.
• Zeit für die Sonderfälle. Pfändungen, Mutterschutz, Elternzeit, Altersteilzeit, rückwirkende Tariferhöhungen, Korrekturläufe für abgeschlossene Zeiträume.
• Eine geprüfte Software. Ohne gültige Systemprüfung werden Meldungen abgewiesen, dazu unten mehr.

Für die Softwareauswahl selbst gibt es fünf Kriterien, die im Alltag tatsächlich entscheiden. Sie stehen im Überblick zu den fünf Auswahlkriterien für Lohnsoftware.

Der ehrliche Zuschnitt: Selbst abrechnen lohnt sich, wenn die Abrechnung strukturell einfach ist, jemand im Haus sie fachlich beherrscht und diese Person vertreten werden kann. Fällt eine dieser drei Bedingungen weg, wird der vermeintlich günstigere Weg schnell teuer, meist nicht in der Lizenz, sondern in Korrekturen und Nachforderungen.

Weg 2: online erstellen lassen

Sie geben die Ausführung ab und behalten die Daten. Der Anbieter rechnet ab, meldet, erstellt die Abrechnungen und stellt sie bereit.

Drei Anbietertypen kommen infrage:

Die Steuerkanzlei. Der klassische Weg. Fachlich abgesichert, oft mit dem Vorteil, dass Lohn und Finanzbuchhaltung in einer Hand liegen. Die Abrechnung folgt der Gebührenordnung, und die honoriert Vorarbeit ausdrücklich: Wer aufbereitete Unterlagen liefert, fällt in einen niedrigeren Gebührentatbestand. Was dabei im Einzelnen berechnet werden darf, steht in der Übersicht dazu, was der Steuerberater nach der StBVV berechnen darf.

Das spezialisierte Lohnbüro. Rechnet ausschließlich Löhne ab, häufig mit Branchenschwerpunkt und Festpreismodellen. Nicht an die Gebührenordnung gebunden, also frei kalkuliert.

Der Payroll-Anbieter mit Plattform. Kombiniert die Ausführung mit einer Software, über die Daten hereinkommen und Ergebnisse herausgehen. Der Unterschied zum Lohnbüro liegt weniger in der Abrechnung als im Datenweg.

Eine Detailfrage, die häufig übersehen wird: Der Steuerberater muss nicht ersetzt werden. In vielen Konstellationen bleibt die Kanzlei für Jahresabschluss und Steuern zuständig, während der Lohn ausgelagert wird. Welche Kombinationen es gibt, steht in der Übersicht zu den vier Optionen im Vergleich.

Der Vergleich, ohne Schönfärberei

Was in dieser Tabelle bewusst fehlt, sind Eurobeträge. Sie hängen an Betriebsgröße, Tarifwelt und Datenqualität und wären als Pauschalzahl irreführend. Belastbare Größenordnungen stehen dort, wo sie hingehören: in der Übersicht zu was eine Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet.

Wer die Grundsatzfrage noch nicht entschieden hat, findet die Abwägung im Beitrag zu der ehrlichen Make-or-Buy-Entscheidung.

Der Ablauf beim Erstellen-lassen, Schritt für Schritt

Der Engpass liegt fast immer in der vierten Zeile. Der Stichtag für Bewegungsdaten ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob der Monatslauf glatt durchgeht oder eine Rückfrageschleife auslöst. Ein Anbieterwechsel ändert daran nichts, wenn die Daten im Betrieb weiterhin über vier Kanäle eintrudeln.

Realistischer Zeitrahmen für die Umstellung: Zum Jahreswechsel drei bis vier Wochen, unterjährig eher sechs, weil die Jahreswerte je Mitarbeitendem übernommen werden müssen.

Woran Sie einen belastbaren Anbieter erkennen

Sechs Prüffragen, die vor der Preisfrage kommen.

1. Ist die eingesetzte Software systemgeprüft? Programme für die Entgeltabrechnung durchlaufen die Systemuntersuchung der ITSG im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes. Nach bestandener Prüfung erhält das Produkt eine Prod-MOD-ID, die ein Jahr gültig ist. Läuft sie ab, weisen die Datenannahmestellen der Sozialversicherung die Meldungen ab.

2. Welche Meldungen sind im Preis enthalten? Sofortmeldungen, Erstattungsanträge U1 und U2, eAU-Abrufe, Bescheinigungen für Behörden: Die Liste gehört ins Angebot, nicht in die Nachverhandlung.

3. Bildet der Anbieter Ihre Tarifwelt ab? Bau, öffentlicher Dienst, Pflege, Spedition und Gastronomie bringen je eigene Regeln mit. Die Frage lautet nicht "können Sie Tarife", sondern "bilden Sie unseren Tarifvertrag ab, und was passiert bei einer rückwirkenden Tariferhöhung".

4. Wie kommen die Daten herein? Portal, Schnittstelle oder Mailanhang. Die Antwort sagt mehr über Ihre künftige Arbeitsbelastung aus als jede Preisliste.

5. Wie kommen die Daten wieder heraus? Format, Umfang und Historie beim Wechsel. Wer das nicht schriftlich beantwortet, ist ein Risiko, nicht der günstigste Anbieter.

6. Wer ist Ihr Ansprechpartner? Ein Name und eine Erreichbarkeit, keine Ticketnummer. Beim Lohn geht es um Termine, die nicht verschiebbar sind.

Die Vertragspunkte, die im Angebot meist fehlen

Angebote für die Lohnabrechnung vergleichen sich gut über den Preis je Mitarbeitendem und schlecht über alles andere. Fünf Punkte gehören trotzdem geklärt, bevor unterschrieben wird.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer für Sie Löhne abrechnet, verarbeitet besonders sensible Personaldaten in Ihrem Auftrag. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, kein Zusatzdokument, und er gehört vor den ersten Datentransfer, nicht danach. Prüfen Sie darin vor allem die Regelungen zu Unterauftragnehmern und zum Rechenzentrumsstandort.

Leistungsabgrenzung. Was deckt der Preis ab, was löst eine Zusatzrechnung aus? Klassische Streitpunkte sind Korrekturläufe für abgeschlossene Zeiträume, Bescheinigungen, Pfändungsbearbeitung, Prüfungsbegleitung und Jahresabschlussarbeiten. Eine Pauschale ohne diese Liste ist keine Pauschale, sondern ein Einstiegspreis.

Laufzeit und Kündigung. Mindestlaufzeiten sind im Lohnbereich verbreitet und für sich genommen kein Problem. Kritisch wird die Kombination aus langer Laufzeit und unklarer Datenrückgabe: Dann sitzen Sie fest, auch wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert.

Reaktionszeiten. Beim Lohn zählt kein Jahresdurchschnitt, sondern die Erreichbarkeit in den drei Tagen vor dem Abrechnungslauf. Fragen Sie nach der zugesagten Reaktionszeit in genau diesem Fenster.

Haftung und Fristen. Wer trägt Säumniszuschläge, wenn eine Meldung zu spät herausgeht? Diese Frage klingt unangenehm und ist der beste Test dafür, wie belastbar ein Anbieter aufgestellt ist. Wer sie sauber beantwortet, hat den Fall schon einmal gehabt.

Ein Betrieb, der diese fünf Punkte im Angebot geklärt hat, vergleicht am Ende tatsächlich Angebote. Alle anderen vergleichen Zahlen, die verschiedene Dinge bedeuten.

Was ab 2027 dazukommt

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ausnahmslos. Die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen müssen dann elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen, ein Nebeneinander von Papier und Datei ist nicht mehr vorgesehen.

Für die Auswahl hat das eine praktische Folge: Fragen Sie jeden Anbieter, wie er die euBP-Daten für den gesamten Prüfzeitraum bereitstellt, auch für Zeiträume vor Ihrem Wechsel. Was in einer Prüfung sonst zu erwarten ist, steht in der Checkliste zu der Prüfung der Rentenversicherung.

Wo project b. in diesem Bild steht

project b. setzt an dem Punkt an, der beide Wege ausbremst: am Datenzufluss.

Die Daten laufen zuerst durch die Plattform und erst danach in die Abrechnung. Mitarbeitende und Führungskräfte melden Abwesenheiten, Stammdatenänderungen und Belege im System, die KI-Assistentin RITA liest wiederkehrende Dokumente automatisch aus, und die Abrechnung startet mit einem geprüften, einheitlichen Datenstand statt mit einem Posteingang. Beschäftigte bekommen ihre Abrechnung im eigenen Zugang, was die Anforderung aus dem BAG-Urteil sauber abbildet.

Die DATEV-Anbindung bleibt bestehen. project b. ersetzt DATEV nicht, sondern liefert zu. Wer weiterhin über die Kanzlei abrechnet, behält also die Kanzlei und verbessert nur, was bei ihr ankommt.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann man eine Lohnabrechnung online erstellen lassen?

Ja. Drei Anbietertypen kommen infrage: die Steuerkanzlei, ein spezialisiertes Lohnbüro und ein Payroll-Anbieter mit eigener Plattform. Der Unterschied liegt weniger im Abrechnungsergebnis als im Datenweg, in der Preislogik und darin, ob Ihre Tarifwelt sauber abgebildet wird.

Ist eine Gehaltsabrechnung online zulässig?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 28. Januar 2025 entschieden (9 AZR 48/24), dass die Bereitstellung im passwortgeschützten digitalen Postfach die Textform nach § 108 GewO wahrt, auch ohne Zustimmung der Beschäftigten. Wer privat keinen Zugang hat, muss die Dokumente im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

Welcher Dienstleister bietet Lohnabrechnungen an?

Steuerkanzleien, spezialisierte Lohnbüros und Payroll-Anbieter mit Plattform. Prüfen Sie vor dem Preis, ob die eingesetzte Software systemgeprüft ist, welche Meldungen enthalten sind, ob Ihr Tarifvertrag abgebildet wird und in welchem Format Sie Ihre Daten beim Wechsel zurückbekommen.

Der nächste Schritt

Wenn Sie zwischen den beiden Wegen stehen, hilft eine einfache Prüfung: Zählen Sie, wie viele Rückfragen Ihr letzter Abrechnungsmonat ausgelöst hat und über wie viele Kanäle die Daten hereinkamen. Liegt die Antwort bei mehr als zwei Kanälen, ist nicht die Abrechnung Ihr Engpass, sondern der Weg dorthin. Dann bringt ein Anbieterwechsel allein wenig.

Darüber sprechen wir gern, unverbindlich:

• Kostenlose Online-Sessions. Keine Verkaufsveranstaltungen, sondern Praxisfragen aus dem Lohnalltag.
• 30 Minuten Gespräch, unverbindlich. Sie schildern Ihre Konstellation, wir sagen offen, welcher Weg zu Ihnen passt. Auch dann, wenn das heißt, dass Sie bei Ihrer Kanzlei bleiben sollten.
• Demo-Zugang mit echten Daten. Ein Abrechnungsmonat reicht, um zu sehen, wie viel Nacharbeit tatsächlich wegfällt.

Alle drei Optionen sind kostenfrei. Kein Abo, keine versteckten Haken. Sie müssen heute nichts entscheiden. Den ausführlichen Überblick zum Auslagern finden Sie im Leitfaden zum Outsourcing der Lohnabrechnung.